Nhân Viên (Employee)

Luật pháp Hoa Kỳ áp đặt nhiều nghĩa vụ đối với chủ doanh nghiệp khi thuê nhân viên (Employee).

• Không được phân biệt đối xử chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính hoặc nguồn gốc quốc gia
• Trả tiền công lao động với mức lương tối thiểu theo qui định của thành phố, tiểu bang, liên bang
• Trả tiền thuế FICA (thuế an sinh xã hội và thuế Medicare) và FUTA (thuế thất nghiệp)

Chủ doanh nghiệp không phải trả thuế lương cho nhà thầu độc lập (contractor).

Do đó, chủ doanh nghiệp có lợi khi thuê nhà thầu độc lập.

Chủ doanh nghiệp không xác định đúng người lao động là nhân viên (Employee) có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Chủ doanh nghiệp bất cẩn trong việc phân loại sai người lao động, có các nguy cơ:

• Chịu trách nhiệm pháp lý đáng kể trong tương lai theo luật Liên bang.
• Sở Thuế Vụ (IRS) có thể tìm cách thu hồi thuế và các khoản đóng góp khác lẽ ra chủ doanh nghiệp phải trả cho người lao động.
• Chủ doanh nghiệp có thể bị kết án hình sự (convicted of a criminal) vì không nộp thuế việc làm FICA

Vào tháng 12 năm 2000, Microsoft đã giải quyết vụ việc do phân loại sai người lao động với số tiền 97 triệu đô la.

Điều quan trọng của chủ doanh nghiệp là phải xác định chính xác các cá nhân cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp là nhân viên hay nhà thầu độc lập.

Ba yếu tố để phân biệt người lao động là nhân viên (Employee) như sau:

1. Hành vi (Behavioral):

Doanh nghiệp có kiểm soát hoặc có quyền kiểm soát cách thực hiện công việc và những gì người lao động làm.

Người lao động là nhân viên khi chủ doanh nghiệp hoặc một người nào đó được chủ doanh nghiệp thuê có quyền chỉ đạo và kiểm soát người lao động.

Các yếu tố kiểm soát hành vi bao gồm:

• Loại hướng dẫn: nhân viên phải tuân theo hướng dẫn của doanh nghiệp về thời gian, địa điểm và cách thức làm việc.

• • Khi nào và ở đâu để thực hiện công việc.
  • Những dụng cụ hoặc thiết bị để sử dụng.
  • Công việc nào phải được thực hiện bởi một cá nhân cụ thể.
  • Phải tuân theo thứ tự hay trình tự nào khi thực hiện công việc.

• Mức độ giảng dạy: các hướng dẫn càng chi tiết, nhân viên càng làm tốt công việc
• Hệ thống đánh giá: đo lường các chi tiết về cách thức thực hiện công việc
• Đào tạo về cách thực hiện công việc: điều này cho thấy rằng doanh nghiệp muốn công việc được thực hiện theo một cách cụ thể.

Đào tạo định kỳ hoặc liên tục về các thủ tục và phương pháp làm việc.

Ví dụ: Người dọn dẹp (a cleaner) hoặc người chăm sóc cây cảnh (landscaper) là một nhà thầu độc lập vì

• • Thường làm việc cho nhiều chủ nhà và chủ doanh nghiệp,
  • Sử dụng các công cụ và vật tư riêng,
  • Làm việc theo lịch trình riêng.

2. Tài chính (Financial):

Các khía cạnh kinh doanh trong công việc của người lao động có được kiểm soát bởi người trả công lao động không?

Những điều này bao gồm:

• • Cách người lao động được trả công,
  • Chi phí có được hoàn trả hay không,
  • Ai cung cấp công cụ / vật tư, v.v.

Kiểm soát tài chính đề cập đến các dữ kiện cho thấy liệu chủ doanh nghiệp có quyền kiểm soát các khía cạnh kinh tế trong công việc của người lao động hay không.

Một người lao động là một nhân viên dưới góc độ kiểm tra tài chính là xem người lao động có phụ thuộc kinh tế vào chủ doanh nghiệp để tiếp tục làm việc hay không.

Xem xét bản chất của mối quan hệ dựa trên thực tế là các nhà thầu độc lập thường sẽ

• • Không dựa vào một chủ doanh nghiệp duy nhất để tiếp tục làm việc tại bất kỳ thời điểm nào,
  • Làm việc cho, và được trả công bởi, nhiều chủ doanh nghiệp khác nhau.

Trong khi hầu hết nhân viên (Employee) giữ một công việc duy nhất và dựa vào một người chủ doanh nghiệp để tiếp tục làm việc cho nguồn thu nhập chính của họ .

Các yếu tố kiểm soát tài chính bao gồm:

• Đầu tư đáng kể

Một nhà thầu độc lập thường có một khoản đầu tư đáng kể vào thiết bị mà họ sử dụng trong công việc.

• Chi phí không được hoàn lại

Các nhà thầu độc lập có nhiều khả năng có chi phí không được hoàn trả hơn là nhân viên.

Các chi phí cố định liên tục phát sinh bất kể công việc hiện đang được thực hiện có đặc biệt quan trọng hay không.

Tuy nhiên, nhân viên cũng có thể phải chịu các chi phí không được hoàn lại liên quan đến các dịch vụ mà họ thực hiện.

• Cơ hội lãi hoặc lỗ: Cơ hội tạo ra lợi nhuận hoặc thua lỗ là một yếu tố quan trọng.

Nếu một người lao động

• • Có đầu tư đáng kể vào các công cụ, thiết bị được sử dụng và
  • Có các chi phí chưa được hoàn trả cao

Thì người lao động có nguy cơ bị mất tiền nhiều (tức là chi phí của họ sẽ vượt quá thu nhập).

Cho thấy rằng người lao động là một nhà thầu độc lập vì có khả năng xảy ra thua lỗ.

• Các dịch vụ quảng cáo trên thị trường

Một nhà thầu độc lập thường được tự do tìm kiếm các cơ hội kinh doanh.

Các nhà thầu độc lập thường

• • Quảng cáo,
  • Duy trì một địa điểm kinh doanh tốt,
  • Sẵn sàng làm việc trên thị trường liên quan.

• Phương thức thanh toán

Một nhân viên thường được đảm bảo một khoản tiền lương đều đặn theo tuần, tháng, hoặc quý v.v.

Điều này thường chỉ ra rằng người lao động là một nhân viên, kể cả thêm tiền hoa hồng.

Một nhà thầu độc lập thường được trả một khoản phí cố định cho công việc.

3. Mối quan hệ (Type of Relationship):

Mối quan hệ giữa nhà thầu độc lập và chủ doanh nghiệp về mặt kỹ thuật là mối quan hệ giữa hai doanh nghiệp.

Các yếu tố, đối với kiểu quan hệ giữa hai bên, thường thuộc các loại:

• Hợp đồng bằng văn bản

Một hợp đồng có thể quy định người lao động là một nhân viên hoặc một nhà thầu độc lập.

Nhưng điều đó không đủ để xác định tình trạng của người lao động.

IRS không bắt buộc phải tuân theo một hợp đồng nêu rõ rằng người lao động là một nhà thầu độc lập, chịu trách nhiệm thanh toán thuế tư doanh của mình.

• Lợi ích nhân viên:

• • Bảo hiểm (insurance),
  • Kế hoạch lương hưu (pension plans),
  • Kỳ nghỉ được trả lương (paid vacation),
  • Ngày nghỉ ốm (sick time)
  • Bảo hiểm tàn tật (disability insurance).

• Tính lâu dài của mối quan hệ:

Chủ doanh nghiệp có mong đợi ký hợp đồng với người lao động vô thời hạn hay không?

Một doanh nghiệp thuê nhân viên với kỳ vọng rằng mối quan hệ sẽ tiếp tục vô thời hạn thay vì cho một dự án hoặc giai đoạn cụ thể thì đó là bằng chứng thể hiện mối quan hệ chủ doanh nghiệp – nhân viên.

• Các dịch vụ được cung cấp như hoạt động chính của doanh nghiệp.

Ví dụ: một thợ làm bánh trong tiệm bánh có khả năng là nhân viên (Employee) chứ không phải là một nhà thầu độc lập

Doanh nghiệp phải cân nhắc tất cả các yếu tố khi xác định xem người lao động là nhân viên hay nhà thầu độc lập.

Một số yếu tố có thể chỉ ra rằng người lao động là một nhân viên, trong khi các yếu tố khác chỉ ra rằng người lao động là một nhà thầu độc lập.

Không có một số yếu tố nào đó khiến người lao động trở thành một nhân viên hoặc một nhà thầu độc lập và cũng không có một yếu tố nào đứng một mình trong việc đưa ra quyết định này.

Ngoài ra, các yếu tố có liên quan trong một tình huống này có thể không liên quan trong một tình huống khác.

Chìa khóa là xem xét toàn bộ mối quan hệ và xem xét mức độ quyền chỉ đạo và kiểm soát của chủ doanh nghiệp.

Cuối cùng, ghi lại từng yếu tố được sử dụng để đưa ra quyết định.

Mẫu đơn SS-8 (Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding)

Nếu vẫn chưa rõ liệu người lao động là nhân viên hay nhà thầu độc lập sau khi xem xét các yếu tố trên thì doanh nghiệp có thể nộp Mẫu đơn SS-8 cho IRS.

Mẫu đơn SS-8 nhằm xác định người lao động là nhân viên hay nhà thầu độc lập bởi IRS.

Chủ doanh nghiệp hoặc người lao động đều có thể nộp đơn SS-8.

Sở Thuế Vụ (IRS) sẽ xem xét các sự kiện và xác định tình trạng của người lao động.

Doanh nghiệp sẽ phải trả lương cho người lao động đó như một nhân viên cho đến khi nhận được trả lời của IRS.

Nếu người lao động đó được IRS xác định là một nhà thầu độc lập thì bất kỳ khoản thuế lương nào đã nộp sẽ không được hoàn lại.

Cần biết rằng có thể mất ít nhất sáu tháng để có được kết quả từ IRS.

Mời bạn tham khảo thêm thông tin tại trang https://www.irsvideos.gov/Business/Resources/Whoisanemployee