Chi phí kinh doanh

Chi phí kinh doanh là chi phí để thực hiện một hoạt động buôn bán hoặc dịch vụ hoặc sản xuất của một Doanh nghiệp.

Bạn có thể khấu trừ những gì?

Để được khấu trừ, khoản chi phí kinh doanh đó phải:

• Vừa thông thường (ordinary)
• Vừa cần thiết (necessary)

Một khoản chi phí thông thường là một khoản chi phổ biến và được chấp nhận trong thương mại hoặc kinh doanh.

Một khoản chi phí cần thiết là một khoản chi hữu ích và thích hợp cho việc buôn bán hoặc kinh doanh.

Điều quan trọng là phải tách biệt chi phí kinh doanh với các chi tiêu cá nhân.

Nguyên tắc đầu tiên, cơ bản nhất cần nhớ là khấu trừ thuế đối với một khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn sẽ chỉ được phép nếu khoản chi đó là “bình thường và cần thiết” cho hoạt động của doanh nghiệp.

Nó định nghĩa “thông thường” là phổ biến và được chấp nhận trong một lĩnh vực kinh doanh và xác định “cần thiết” là hữu ích và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

“Thông thường” đề cập đến các khoản chi thường xuyên và liên tục, chẳng hạn như số tiền bạn chi cho xăng dầu hoặc bữa ăn công việc.

Một khoản chi phí mà bạn chỉ trả một lần cũng có thể được áp dụng, chẳng hạn như phí lắp đặt đường dây điện thoại cho công việc.

Thỉnh thoảng đưa một khách hàng đi ăn trưa có thể được khấu trừ như một chi phí kinh doanh.

Chi phí quà tặng ngày lễ và thẻ gửi cho khách hàng được khấu trừ như một khoản chi phí kinh doanh cần thiết nếu thúc đẩy quan hệ khách hàng lành mạnh.

Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold viết tắt là COGS)

Giá vốn hàng bán là một số liệu quan trọng trên báo cáo tài chính vì nó được trừ vào tổng doanh thu để xác định lợi nhuận gộp của doanh nghiệp trong năm.
Lợi nhuận gộp là một thước đo lợi nhuận để đánh giá mức độ hiệu quả của một doanh nghiệp trong việc quản lý lao động và vật tư trong quá trình sản xuất.
Nếu bạn đã liệt kê một khoản chi phí trong giá vốn hàng bán, bạn không thể khấu trừ lại khoản chi phí đó như một chi phí kinh doanh gián tiếp.

Ví dụ: Giá vốn hàng bán của một nhà sản xuất ô tô sẽ bao gồm

• Chi phí vật liệu cho các bộ phận sản xuất ô tô,
• Chi phí lao động được sử dụng để lắp ráp ô tô,
• Chi phí gửi xe đến các đại lý.

Giá vốn hàng bán = Hàng tồn kho đầu năm + Hàng hóa mua trong năm – Hàng tồn kho cuối năm

Tính giá vốn hàng bán bằng cách cộng chi phí hàng tồn kho đầu năm với các khoản mua hàng được thực hiện trong năm.
Sau đó, trừ đi chi phí hàng tồn kho còn lại vào cuối năm. Con số cuối cùng sẽ là giá vốn hàng năm của doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp A bắt đầu năm tài chính 2020 với 30.000 đô la hàng tồn kho có thể bán được.

Vào cuối năm 2020, có 40.000 đô la hàng tồn kho có thể bán được.

Trong suốt năm 2020, doanh nghiệp đã mua 50.000 đô la hàng hóa.

Giá vốn hàng bán = 30.000 + 50.000 – 40.000 = 40.000 giá vốn hàng bán

Các loại chi phí dùng để tính giá vốn hàng bán bao gồm:

• • Nguyên liệu thô (Raw materials): Vật liệu được sử dụng để tạo ra một sản phẩm
  • Các mặt hàng mua để bán lại (Items purchased for resale)
  • Chi phí vận chuyển hàng hóa (Freight-in costs)
  • Chi phí lương (Labor) : Chi phí lao động trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm
  • Các bộ phận được sử dụng trong sản xuất (Parts used in production)
  • Chi phí lưu trữ (Storage costs)
  • Chi phí chung liên quan trực tiếp đến sản xuất (ví dụ: chi phí điện để vận hành một dây chuyền lắp ráp).

Ví dụ: Giả sử bạn sở hữu một nhà máy sản xuất ly nhựa. Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2020,  hàng tồn kho đầu năm là 30.000 đô la.

Vào cuối năm, bạn còn lại 40.000 đô la hàng tồn kho. Trong năm, bạn đã chi 150.000 đô la để sản xuất các sản phẩm, bao gồm:

Hạt nhựa: 50.000 đô la
Nhân công trực tiếp sản xuất:  75.000 đô la
Chi phí vận chuyển, lưu kho: 10.000 đô la
Chi phí nhà máy sản xuất: 15.000 đô la
Giá vốn hàng bán của bạn cho năm 2020 sẽ là:

Hàng tồn kho đầu kỳ: 30.000 đô la

Trị giá trong năm: +150.000

Hàng tồn kho cuối kỳ: – 40,000

Giá vốn hàng bán:  130.000

Chi phí gián tiếp (Operating Expenses) 

• • Chi phí thuê (rent) – là số tiền bạn trả cho việc sử dụng tài sản mà bạn không sở hữu và dùng nó trong thương mại hoặc kinh doanh của mình.
  • Tiền lãi (interest) – là khoản tiền được tính trên số tiền bạn đã vay cho các hoạt động kinh doanh.,
  • Thuế (taxes) – Các loại thuế được khấu trừ bao gồm: thuế liên bang, tiểu bang, địa phương và nước ngoài liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp.
  • Chi phí Quản lý (Administrative costs)
  • Chi phí Bảo hiểm (Insurance costs) – các chi phí bảo hiểm thông thường và cần thiết nếu đó là chi phí cho thương mại, kinh doanh hoặc nghề nghiệp của bạn.
  • Chi phí điện, nước, rác (Utilities)
  • Chi phí Văn phòng phẩm (Office supplies)
  • Chi phí Pháp lý (Legal costs)
  • Chi phí Bán hàng và marketing (Sales and marketing )
  • Chi phí Lương (Payroll)
  • Chi phí Quảng Cáo (Advertisement)

Danh sách này không bao gồm tất cả các loại chi phí kinh doanh mà bạn có thể khấu trừ.

Các trang tham khảo thêm thông tin:

• • • Publication 334, Tax Guide for Small Businesses
    • Publication 535, Business Expenses
    • Publication 538, Accounting Periods and Methods.

Chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh

Bạn không thể khấu trừ các chi phí cá nhân, sinh hoạt hoặc gia đình.

Tuy nhiên, nếu bạn có một khoản chi phí cho một việc gì đó được sử dụng một phần cho công việc và một phần cho mục đích cá nhân, thì bạn chia tổng chi phí cho phần kinh doanh và phần cá nhân.

Bạn có thể khấu trừ một phần kinh doanh.

Ví dụ: Nếu bạn vay tiền và sử dụng 70% trong số đó để kinh doanh và 30% còn lại cho kỳ nghỉ gia đình, bạn có thể khấu trừ 70% tiền lãi cho chi phí kinh doanh. 30% còn lại là lãi cá nhân và không được khấu trừ.

Trang mạng tham khảo thêm: chương 4 của Publication 535, Business Expenses (Chi phí kinh doanh) về việc khấu trừ tiền lãi và các quy tắc phân bổ.

Việc sử dụng nhà của bạn để kinh doanh

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà của mình để kinh doanh, bạn có thể khấu trừ các khoản chi phí cho việc sử dụng ngôi nhà của mình.

Những chi phí này có thể bao gồm:

• Tiền Lãi (mortgage interest),
• Thuế nhà (Property taxes),
• Bảo hiểm (insurance),
• Điện nước (utilities),
• Sửa chữa (repairs),
• Khấu hao (depreciation),
• Hệ thống an ninh, bảo vệ (Security system)

Điều kiện để được khấu trừ:

• • Ngôi nhà là địa điểm chính của doanh nghiệp,
  • Sử dụng thường xuyên và chỉ dùng cho công việc

Các khoản khấu trừ cho một văn phòng tại nhà được dựa trên tỷ lệ phần trăm diện tích ngôi nhà sử dụng cho công việc kinh doanh.

Vì vậy, nếu bạn sử dụng toàn bộ căn phòng hoặc một phần của căn phòng để tiến hành hoạt động kinh doanh của mình, bạn cần tính toán tỷ lệ ngôi nhà dành cho các hoạt động kinh doanh.

Trang mạng tham khảo thêm thông tin:

• • Home Office Deduction (Khấu trừ văn phòng tại nhà)
  • Publication 587, Business Use of Your Home (Việc Sử dụng Ngôi nhà của Bạn cho Việc Kinh doanh)

Việc sử dụng ô tô của bạn trong kinh doanh

Nếu bạn sử dụng xe ô tô của bạn trong kinh doanh, bạn có thể khấu trừ chi phí xe ô tô.

Nếu bạn sử dụng xe cho cả mục đích công việc và cá nhân, bạn phải phân chia chi phí dựa trên số km thực tế.

Trang mạng tham khảo thêm Publication 463, Chi phí Du lịch, Giải trí, Quà tặng và Xe hơi.

Để biết danh sách tỷ lệ số dặm hiện tại và năm trước, bạn xem thêm Standard Mileage Rates