Tiền Lương và Kiểm Toán (EDD Audit)

Với tư cách là chủ doanh nghiệp tại California, cách tốt nhất để bảo vệ bạn trước sự kiểm toán do Employment Development Department (viết tắt là EDD) tiến hành là phân loại chính xác tất cả những người làm việc cho bạn.

Khi EDD thực hiện kiểm tra thuế lương (EDD Audit), mối quan tâm chính của kiểm toán viên là kiểm tra việc phân loại những người làm việc cho Doanh nghiệp, đó là:

• Nhân viên (Employee) hay
• Nhà thầu độc lập (Contractor)

Việc phân loại này để xác định số tiền thuế lương mà doanh nghiệp phải trả.

Bất kỳ sự phân loại sai nào điều có thể dẫn đến việc doanh nghiệp đã đóng thuế cho EDD ít hơn so với luật hiện hành.

Rõ ràng, đây là một việc đáng lo ngại đối với chủ doanh nghiệp.

Ngoài ra, IRS rất có thể sẽ sử dụng kết quả kiểm toán của EDD để đánh giá thuế, lãi suất và hình phạt của họ ở cấp liên bang.

Việc phân loại sai một cách vô ý đối với một người lao động có thể trở thành một sai lầm đắt giá.

Thông thường, một cuộc kiểm tra EDD được bắt đầu khi một người lao động cũ được bạn phân loại là một nhà thầu độc lập, nộp đơn cho EDD về tình trạng thất nghiệp.

Bởi vì thất nghiệp chỉ dành cho nhân viên của một doanh nghiệp, người lao động cũ này khẳng định chắc chắn rằng họ là một nhân viên.

Việc một doanh nghiệp có thể bị EDD kiểm tra do doanh nghiệp đã để xảy ra các trường hợp:

• Nộp tờ khai thuế lương chậm trễ, hoặc
• Trả tiền thuế lương chậm trễ, hoặc
• Trả lương cho nhân viên bằng tiền mặt, hoặc
• Sa thải một nhân viên và họ bất mãn đã báo cáo với EDD, hoặc
• Không trả lương cho nhân viên kịp thời v.v.

EDD bắt đầu quá trình đánh giá bằng việc gửi thư thông báo về cuộc đánh giá.

Thông báo này nhằm cho doanh nghiệp biết rằng EDD dự định kiểm tra tiền công mà doanh nghiệp đã trả cho người lao động.

Nó thường bao gồm nội dung:

• Danh sách các tài liệu mà kiểm toán viên muốn doanh nghiệp xuất trình,
• Danh sách các câu hỏi cần được trả lời trước khi cuộc kiểm toán thực sự bắt đầu.

Cung cấp cho kiểm toán viên nhiều thông tin hơn những gì họ yêu cầu có thể nguy hiểm như việc không cung cấp đủ thông tin.

Thông thường, kiểm toán viên sẽ kiểm tra hồ sơ thuế lương trong khoảng thời gian ba năm gần nhất.

Tuy nhiên, nếu hoàn cảnh và bằng chứng cho phép, khoảng thời gian ba năm đó có thể được kéo dài thêm thời gian.

Kiểm toán viên áp dụng nhiều yếu tố khác nhau để xác định xem người lao động là một nhân viên (employee) hay là một nhà thầu độc lập (Contractor).

Hãy nhớ rằng kiểm toán viên sử dụng nhiều thông tin để đạt được sự phân loại có lợi cho EDD và chống lại lợi ích của doanh nghiệp.

Cũng nên nhớ rằng EDD và IRS có cách phân loại khác nhau với cùng một người lao động.

Phỏng vấn ban đầu

Trước khi xem xét hồ sơ, kiểm toán viên sẽ tiến hành một cuộc phỏng vấn ban đầu với doanh nghiệp hoặc người đại diện do doanh nghiệp chỉ định như CPA, EA…

Phạm vi kiểm toán

Kiểm toán viên sẽ xem xét sổ sách và hồ sơ của doanh nghiệp để:

• Xác minh quyền sở hữu doanh nghiệp và loại hình (sole proprietorship, partnership, corporation, etc.)
• Xác minh tất cả các cá nhân được trả tiền cho việc làm đã được doanh nghiệp phân loại là nhân viên (employee) hay nhà thầu độc lập (contractor).
• Thảo luận về bất kỳ khoản thanh toán đáng ngờ nào được trả cho dịch vụ cá nhân, mối quan hệ với chủ doanh nghiệp và người lao động.
• Xác minh tính chính xác tổng tiền lương và tiền lương tính thuế mà doanh nghiệp đã báo cáo.
• Xác minh tính chính xác phần thuế thu nhập cá nhân của nhân viên được giữ lại (khấu trừ) trong báo cáo chi phí tiền lương.

Dựa trên dữ kiện thu được từ hồ sơ doanh nghiệp, kiểm toán viên sẽ xác định người lao động là nhân viên (employee) hay nhà thầu độc lập (contractor).

Hồ sơ, giấy tờ cần cung cấp cho kiểm toán

Kỳ kiểm tra bắt đầu bằng việc xem xét hồ sơ trong một năm thử nghiệm.

Năm kiểm tra nói chung là năm gần nhất tính từ thời điểm hiện tại trở về trước.

Nếu sự khác biệt được tìm thấy trong năm kiểm tra thì kỳ kiểm tra có thể được mở rộng thêm các năm.

Các giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp:

• Check registers, check stubs, canceled checks, and bank statements
• General ledger and general journal
• Annual financial statements (income and expense statements, balance sheet, etc.)
• Cash payments records (pay out slips and vouchers)
• Ownership verification
  • City business license
  • California Department of Tax and Fee Administration number
  • Any license required to operate your business, such as a liquor license, California Contractor’s State License, etc.
  • Written agreements (such as Partnership Agreement or Articles of Incorporation)
• Federal/State income tax returns
• Form 1099 series, federal information returns, and worksheets

Các giấy tờ liên quan đến tiền lương:

• Payroll journal, individual earnings records, payroll summaries, etc.
• Federal employment tax reports:
  • Wage and Tax Statement, Form W-2
  • Employee’s Withholding Allowance Certificate, Form W-4
  • Employer’s Quarterly Federal Tax Return, Form 941
  • Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return, Form 940
• State employment tax reports:
  • Quarterly Contribution Return and Report of Wages, DE 9
  • Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation), DE 9C
  • Quarterly Contribution and Wage Adjustment Form, DE 9ADJ
  • Tax and Wage Adjustment Form, DE 678
  • Employee’s Withholding Allowance Certificate, DE 4

Kết quả kiểm toán

Đánh giá sẽ dẫn đến một trong các kết quả sau:

• Không có sự khác biệt nào được tìm thấy trong sổ sách.
• Đóng thuế quá mức, doanh nghiệp sẽ được hoàn lại tiền vượt.
• Đóng thuế thiếu, doanh nghiệp phải đóng thêm phần thiếu, tiền phạt (10%), tiền lãi.
• Đóng thuế thiếu của năm này và đóng thừa thuế của năm kia

Nếu không đạt được thỏa thuận với kiểm toán viên, doanh nghiệp có thể yêu cầu một hội nghị đánh giá trước với người giám sát của kiểm toán viên.

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể khiếu nại quyết định của EDD nếu doanh nghiệp tin rằng đó là do nhầm lẫn.

Quy trình kiểm toán của EDD California có thể dẫn đến các khoản nợ đáng kể cho một doanh nghiệp.

Nếu đánh giá được đưa ra, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin về quyền kháng cáo (Employer’s Bill of Rights, DE 195).

Doanh nghiệp có thể yêu cầu đánh giá lại với một bên thứ ba độc lập (California Unemployment Insurance Appeals Board) 

Văn phòng tư vấn

Nếu doanh nghiệp không thể giải quyết vấn đề về thuế việc làm với đại diện EDD được chỉ định, doanh nghiệp có thể liên hệ với

Taxpayer Advocate Office số điện thoại1-916-654-8957 hoặc số điện thoại miễn phí 1-866-594-4177.

Thông tin tham khảo thêm tại trang mạng edd.ca.gov